• +32 (0)15 30 54 54
  • info@4k.be

Privacy beleid ‘4K’:

Welkom op ons privacy beleid!

Wat mag je verwachten in ons privacy beleid?

1/ Inleiding

2/ Wie zijn wij

3/ Welke gegevens kunnen wij van jou verwerken en waarom?

4/ Wie ontvangt de persoonsgegevens?

5/ Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens

6/ Welke rechten heb je om de bescherming van je persoonsgegevens te garanderen

7/ Hoe worden uw gegevens beveiligd?

1/ INLEIDING:

Uw privacy vinden wij, net als u belangrijk.

  • 4K’ doet er alles aan om je persoonsgegevens op een correcte, wettelijke en transparante manier te verwerken.

  • We kunnen dit privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten van ‘4K’, wij raden u dan ook aan om ons privacy beleid periodiek te lezen. De meest actuele versie zullen wij steeds op onze website plaatsen.

  • Indien u meent dat wij uw rechten zoals hieronder opgenomen niet naleven kan u steeds terecht bij de verantwoordelijke op privacy@4K.be

2/ WIE ZIJN WIJ:

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de ‘4K’ NV, met adres te Walgracht 55, 9940 Evergem, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE0416.761.389
Indien u vragen heeft of meer informatie wenst kan u steeds terecht bij de verantwoordelijke op privacy@4K.be.

3/ WELKE GEGEVENS KUNNEN WIJ VAN JOU VERWERKEN EN WAAROM?

Wij verzamelen gegevens in het kader van de verkoop van onze producten:

Om u de juiste producten en diensten aan te kunnen bieden en naargelang de situatie heeft ‘4K’ bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten aan te kunnen bieden.
De informatie die ‘4K’ opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren worden persoonsgegevens genoemd.

Hieronder geven we mee waarom ‘4K’ van u persoonsgegevens opvraagt en waarvoor deze zullen worden gebruikt.

Uw persoonsgegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

Voor een sollicitatie of aanwerving bij ‘4K’:

Bij een contact name met ‘4K’ voor een sollicitatie kunnen wij uw persoonsgegevens verzamelen om een vacature in te vullen. De gegevens van uw CV houden wij maximaal 6 maand na uw sollicitatie bij indien u niet bent aangeworven.

Gegevens die wij verzamelen via onze website:

Rubriek : “Contact” :

Hierin vragen we je contactgegevens, naam, emailadres, bedrijfsnaam, onderwerp en de boodschap die je wil stellen. Deze gegevens gebruiken wij enkel om op je vraag te antwoorden.

Cookies:

Zie cookiebeleid op onze website https://www.4k.be/cookie-policy/

Gegevens die wij rechtstreeks verzamelen:

  • De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met klanten worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk identificatiegegevens en om e-mailadressen van contactpersonen om de communicatie mogelijk te maken.

  • Voor het optimaliseren van onze klantenrelatie en in het kader van het opbouwen van een persoonlijke relatie met onze klanten kan het ook zijn dat wij bijkomende persoonsgebonden gegevens verzamelen. Uiteraard worden deze gegevens zeer vertrouwelijk behandeld, niet met derden gedeeld en kan u vragen deze niet meer te verwerken.

  • De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met leveranciers worden ook verzameld. Het gaat dan voornamelijk identificatiegegevens en om e-mailadressen van contactpersonen om de communicatie mogelijk te maken.

  • Wij sturen nieuwsbrieven enkel in het gerechtvaardigd belang om u geschikte producten of diensten aan te kunnen bieden. U kan zich ten allen tijde uitschrijven.

  • Indien u met ons reeds hebt samengewerkt, kan het zijn dat wij u bijkomende informatie bezorgen die aanvullend is aan en in lijn ligt met uw aankoop die u ons in het verleden had toevertrouwd. Wij beroepen ons hiervoor op het gerechtvaardigd belang. Uiteraard kan u ons steeds vragen om u niet meer te informeren door u eveneens uit te schrijven op deze nieuwsbrief.

Gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:

Het kan zijn dat wij persoonsgegevens verzamelen die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt, zoals informatie op een website, …

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de kruispuntenbank van Ondernemingen en Graydon horen hierbij.

Het kan zijn dat wij persoonsgegevens verzamelen via bedrijfsnetwerken en gelijkaardige organisaties waarvan U lid bent en akkoord bent gegaan met de voorwaarden omtrent de doorgifte van uw gegevens.

Gegevens die u ons vertelt of geeft:

Als u ons telefonisch contacteert, kunnen wij uw gegevens (naam, voornaam, emailadres en telefoonnummer) noteren om een contactoverzicht op te bouwen en indien nodig voor te gebruiken voor onze verdere dienstverlening naar u toe.

Als u ons een visitekaartje geeft nemen wij die gegevens op in onze database. We gaan hiervan uit dat door de overhandiging u ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om opgenomen te worden in onze database tot op het moment dat u ons te kennen zou geven hierop terug te willen komen.

4/ WIE ONTVANGT DE PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.

Enkel medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben kunnen uw persoonsgegevens consulteren tenzij in de volgende gevallen:

  • Indien dit nodig is voor onze dienstverlening:

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om ontvangers die uitsluitend in de Europese Unie opereren en verwerkers, individuen of organisaties in directe relatie met ‘4K’. vb. Boekhouder, CRM pakket, Cloud server, logistieke dienstverleners,…

De doorgifte van je gegevens is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als een goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor de contractuele waarborgen.

  • Indien je ons daarvoor de toelating geeft:

Indien ‘4K’ in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en de verwerking.

  • Indien er een wettelijke verplichting is om uw gegevens te delen met overheidsinstanties.

5/ HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEGEVENS

Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met de mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijvoorbeeld voor facturen 7 jaar.

Persoonsgegevens die wij verwerken voor marketing verwerken wij tot de betrokkene zich verzet, u kan zich ten allen tijde uitschrijven van onze direct marketing acties.

6/ WELKE RECHTEN HEB JE OM DE BESCHERMING VAN JE PERSOONSGEGEVENS TE GARANDEREN

  • U kunt uw gegevens inkijken

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen. ‘4K’ zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).

U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

  • U kunt uw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

  • U kan vragen uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

  • U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

  • U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

  • U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt.

Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

  • U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (indien van toepassing, zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons op bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen.

Gelieve dan wel een identiteitsbewijs voor te leggen om u te kunnen identificeren indien nodig.

Bovendien kan u ten allen tijde een melding indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be

7/ HOE WORDEN UW GEGEVENS BEVEILIGD?

4K’ hanteert organisatorische en technische maatregelen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking alsook tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

In het onwaarschijnlijke geval dat uw persoonsgegevens betrokken zijn bij een inbreuk op de informatiebeveiliging zullen wij onmiddellijk handelen om de inbreuk te identificeren en actie te ondernemen met gepaste maatregelen. Indien nodig zoals de wet dit voorziet zullen wij u in kennis stellen van dit incident.